Inzichten, cases en verhalen uit de wereld van aanbestedingen

Hier delen we wat we leren, meemaken en vinden over aanbestedingen.

Van winnende cases tot scherpe observaties en eerlijke meningen. Allemaal vanuit de dagelijkse praktijk van twee vrouwen die aanbestedingen net iets te leuk vinden.

Verwacht scherpe inzichten, eerlijke verhalen en af en toe een droge grap. Want aanbestedingen zijn serieus werk, maar dat betekent niet dat het saai moet zijn.

Europese aanbestedingen: één markt, tenzij je echt mee wilt doen

D. Bonthuis, 25-05-2025

Tijdens mijn studie Public Governance & Strategy kreeg ik het mooie verhaal voorgeschoteld van de vier vrijheden van de Europese Unie: vrij verkeer van goederen, diensten, personen en kapitaal. Dat idee vond (en vind) ik nog steeds geweldig. Want meer samenwerking betekent meer innovatie, meer concurrentie en (als we het goed doen) gewoon een sterker Europa.

Inmiddels werk ik al wat jaren als bidmanager midden in die Europese markt. En eerlijk? Die “grenzeloze markt” voelt in de praktijk vooral als: mooi idee, slechte uitvoering.

Grensoverschrijdend inschrijven: nog steeds een uitzondering

Slechts 7% van de Europese aanbestedingen ontvangt inschrijvingen van bedrijven uit andere lidstaten. Zelfs wanneer je inschrijvingen via dochterondernemingen meetelt kom je bij grotere opdrachten slechts op zo’n 20 à 30% (ECIPE, 2024). Ondertussen daalt de concurrentiedruk structureel: volgens de Europese Rekenkamer (2023) is er steeds vaker maar één geldige inschrijving.

Voor een Unie die marktwerking en innovatie wil stimuleren, zijn dat ronduit teleurstellende cijfers.

Niet regelgeving, maar governance is het probleem

De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn duidelijk. Maar de praktijk hapert, en dat ligt niet aan de wet, maar aan hoe we die wet uitvoeren:

  • Verouderde platforms. TED en e-CERTIS zijn allesbehalve gebruiksvriendelijk. Ze voelen meer als een drempel dan als een ingang.
  • Administratieve wildgroei. Elk land hanteert eigen formats, portalen, eisen en voorkeuren. Soms zelfs per regio. De complexiteit schrikt bedrijven af.
  • Gebrek aan vertrouwen. Er leeft wantrouwen over gelijke behandeling. Buitenlandse bedrijven twijfelen of hun inschrijving wel objectief wordt beoordeeld.
  • Lokale reflexen. Lokale voorkeuren en politieke druk sturen de gunningspraktijk nog steeds.

Het gevolg: bedrijven blijven binnen hun landsgrenzen. Niet omdat ze niet willen, maar omdat het systeem hen ontmoedigt.

Wat we nodig hebben is geen nóg dikkere richtlijn, maar politieke wil

We weten allang waar de pijn zit. De vraag is: waarom doen we er zo weinig mee? Wat we nodig hebben, is geen nóg dikkere beleidsnota, maar concrete actie:

  • Meten = Weten. Zet een Europese standaard neer voor het monitoren van internationale deelname, en koppel er doelen aan. Want wat je niet meet, verbeter je niet.
  • Moderniseer platforms. Maak TED en e-CERTIS gebruiksvriendelijk, actueel en geschikt voor 2025.
  • Uniforme, transparante eisen. Zodat bedrijven weten waar ze aan toe zijn, in welk land ze ook inschrijven.
  • Stimuleren van samenwerking. Investeer in matchmaking tussen partijen uit verschillende lidstaten. Help vooral het mkb over die eerste grens heen met ondersteuning en praktische tools.
  •  

Waarom ik dit deel

Als bidmanager zie ik elke dag hoe groot de kloof is tussen de ambitie van de interne markt en de realiteit van Europees aanbesteden.

We investeren miljarden in digitale infrastructuur, innovatie en grensoverschrijdende samenwerking. Maar het fundament, de manier waarop je als bedrijf in meerdere landen opdrachten kunt verwerven, is stroperig, verouderd en bureaucratisch.

De richtlijnen zijn er. De bedrijven zijn bereid. Maar zolang platforms en governance achterblijven, blijft Europees aanbesteden vooral een nationaal feestje met een Europees logo.

16-12-2025

Je kunt in sommige markten winnen met een “betere” tekst.

In deze niet.

De basis is bij vrijwel iedereen op orde. Dienstverlening lijkt op papier vergelijkbaar, beloftes zijn herkenbaar en het aanbestedingsformat duwt iedereen richting dezelfde structuur. Als je niet oppast, lever je dus een inschrijving op die precies doet wat gevraagd wordt (maar ook precies klinkt als de rest).

Dat is het lastige aan inschrijven in een aanbestedingsvolwassen markt: je concurrent schrijft niet per se slechter, hij schrijft vooral hetzelfde.

Dus de vraag wordt dan directer: wat is eingelijk jullie verschil, als je het jasje eraf haalt?
Welke innovatieve, maar spannende, keuzes durf je te maken? Welk resultaten kan je beloven en welk concreet bewijs heb je hiervoor verzameld?

Het onderscheid zit in wat je opschrijft: de keuzes die je durft te maken, wat je wél en juist niet belooft, wat je kunt bewijzen, en hoe je borgt dat het uitvoerbaar blijft.

En minstens zo belangrijk: het proces waarmee je die inhoud op tijd boven tafel krijgt.

Context: In deze inschrijving voor een landelijke raamovereenkomst was dat onze opdracht: onderscheid bouwen waar de markt op papier gelijk lijkt. We begeleidden het traject van A tot Z: procesregie, strategie, schrijven, input ophalen, samen met management, inhoudsexperts en betrokken partners/leveranciers. Doorlooptijd: grofweg 2 a 3 maanden. Het doel was niet “een nette inschrijving”. Het doel was een onderscheidende inschrijving in een markt waar “goed” niet meer genoeg is.

Fase 1: we startten zoals bijna iedereen start

In het begin deden we wat elk professioneel aanbestedingsteam doet.

Het format werd uitgezet. Er kwam een planning. Kwaliteitstukken werden verdeeld. We werkten met herkenbare versierondes (brons–zilver–goud). Er waren reviewmomenten, deadlines, een duidelijke schrijf- en review-lijn.

Structuur. Grip. Rust.

Lekker.

Het risico van comfortabel verloop

Tot halverwege het traject werkte brons–zilver–goud zoals bedoeld. Het gaf tempo, structuur en een gezamenlijk ritme. Iedereen wist waar hij aan toe was. Het traject liep. De voortgang was zichtbaar.

En toch klopte het gevoel niet helemaal.

Niet omdat er te weinig werd gedaan, maar omdat zichtbaar werd waar de tijd naartoe ging.

Een deel van de onderwerpen was voor deze organisatie vertrouwd terrein. Daar was ervaring, historiek en bewijs beschikbaar. Het verhaal kon relatief snel worden opgebouwd en onderbouwd. Niet omdat het eenvoudig was, maar omdat het al bestond. Het werk zat vooral in scherp formuleren, structureren en afstemmen.

Andere onderwerpen vroegen iets anders. Die waren nieuwer, strategischer of expliciet bedoeld om een stap verder te gaan dan de markt. Daar moest meer worden ontworpen dan beschreven. Keuzes moesten worden gemaakt waar nog geen routine bestond. Claims moesten worden aangescherpt en voorzien van bewijs dat nog opgehaald of georganiseerd moest worden. Dat kost per definitie meer tijd.

Halverwege betekende dat het volgende: een aantal kwaliteitstukken was inhoudelijk al stevig. Nog geen eindversies, maar wel met draagvlak, concrete voorbeelden en een duidelijke lijn. Elk extra uur maakte deze stukken netter en mooier, maar leverde nauwelijks extra beoordelingspunten op.

TegelijkeTegelijkertijd waren er stukken die er tekstueel al ‘af’ uitzagen, maar inhoudelijk nog zacht bleven. Niet omdat er geen koers was gekozen, maar omdat het uitwerken binnen de kaders complexer bleek dan vooraf gedacht. In deze stukken zagen we dezelfde patronen terug:

  • borging bleef impliciet (“dat regelen we”), waar expliciete afspraken nodig waren (“zo organiseren we dit, met deze rollen, processen en momenten”);

  • formuleringen bleven te algemeen en daarmee uitwisselbaar met andere inschrijvers;

  • claims klonken overtuigend, maar waren nog niet toetsbaar of aantoonbaar onderbouwd;

  • innovatie bleef of te beperkt, of werd juist te groot aangezet zonder voldoende concretisering en uitvoerbaarheid.

”Als we op deze manier zouden doorgaan, zouden we eindigen met een inschrijving die klopt, maar niet blijft hangen.”

Niet omdat de teksten onvoldoende waren, maar omdat we te veel energie bleven steken in het verfijnen van wat al goed stond en te laat begonnen aan het werk dat nog echt gebouwd moest worden.

Sturen op volwassenheid

Tot dat moment had brons–zilver–goud vooral geholpen om tempo te houden. Maar het bleek te grof om te sturen op onderscheid. Het maakte onvoldoende zichtbaar welk type werk een kwaliteitstuk op dat moment nodig had.

Met die constatering introduceerden we percentages als aanvullend focus-instrument. Niet als correctie op het eerdere proces, maar als volgende stap in een traject dat inhoudelijk complexer werd.

Vanaf dat moment betekende voortgang niet langer: welke versie ligt er?
Maar: wat vraagt dit kwaliteitstuk nu?

Dat gaf ruimte om verschillen in inhoudelijke volwassenheid duidelijk te maken:

  • Kwaliteitstukken op 85–90% waren inhoudelijk grotendeels uitgewerkt. Daar lag de focus op afhechten: consistentie, leesbaarheid, samenhang en compliance.

  • Stukken op 50–60% vroegen verdieping. Niet omdat ze onvoldoende waren, maar omdat ze nieuwere of ambitieuzere elementen bevatten. Hier werden keuzes aangescherpt, bewijs opgehaald en borging expliciet gemaakt.

  • Stukken op 30–40% kregen bewust extra ruimte in inhoudelijke sessies. Juist omdat hier werd gezocht naar een volgende stap ten opzichte van de markt, en ontwerp, toetsing en onderbouwing nog parallel liepen.

Die verschuiving maakte het mogelijk om tijd te investeren waar die logisch nodig was. Niet omdat eerdere sturing ontbrak, maar omdat de aard van het werk per kwaliteitstuk verschillend was.

Vanaf dat moment veranderde het karakter van het traject: minder gelijkmatig verdeeld, meer doelgericht. Minder redactionele verfijning, meer inhoudelijke ontwikkeling. En juist dat maakte het mogelijk om het onderscheid niet alleen te beschrijven, maar ook daadwerkelijk te bouwen en te borgen.

Wat dit concreet opleverde in het traject

Vanaf dat moment veranderde het karakter van het traject merkbaar. Niet door meer druk te zetten, maar door scherper te kiezen waar aandacht nodig was. De gesprekken verschoof van redactie naar inhoud. Minder over formuleringen, meer over keuzes. Minder over “kan dit zo opgeschreven worden?”, meer over “durven we dit echt te beloven, en kunnen we het waarmaken?”.

Die scherpte werkte door in de samenwerking. Onze klant wist waar besluiten nodig waren. Externe experts wisten waar hun kennis het verschil maakte. En samen hadden we een gedeeld beeld van wat ‘af’ betekende, niet alleen tekstueel, maar ook inhoudelijk.

Het effect was zichtbaar in de inschrijving zelf. Het werd geen ‘netjes afgewerkte’ inschrijving, maar een eigen verhaal. Innovatief, toetsbaar en herkenbaar anders. Juist omdat niet alles evenveel aandacht had gekregen, maar de juiste onderdelen precies genoeg.

En misschien wel het belangrijkste resultaat zat niet in het document, maar in het proces. Er was vertrouwen. Omdat iedereen wist waar de kwetsbaarheden zaten. Omdat prioriteiten expliciet waren. En omdat de energie ging naar het werk dat het verschil moest maken, niet naar het werk dat al goed genoeg was.

En in een volwassen markt is die aandacht precies wat nodig is voor onderscheid.

Wat we sindsdien anders doen (en waarom)

We zijn inmiddels afgestapt van “één lineaire kwaliteitsroute” omdat die niet past bij hoe inschrijvingen echt verlopen: ongelijk, afhankelijk van input, en met verschillende risicopunten.

We werken nu met voortgangspercentages. Zo wordt per kwaliteitstuk:

  • prioriteren eerlijk (waar staan we echt?),

  • sturen concreet (wat is nu de volgende stap?),

  • onderscheid haalbaar (aandacht waar het nodig is).

In een markt waar iedereen hetzelfde aanbiedt in een ander jasje, is dit misschien wel de belangrijkste les:

Onderscheid ontstaat niet vanzelf in de tekst. Je moet het organiseren.